28. júna 2022

Audit a certifikácia

Proces získania uvedeného certifikátu môžeme rozdeliť na dve etapy.

V prvej etape je potrebné systém vybudovať, čo predstavuje vypracovanie dokumentácie a zavedenie systému do praxe. Práve táto etapa je z hľadiska dlhodobého fungovania systému mimoriadne dôležitá a preto sa obvykle realizuje v spolupráci s externými konzultantmi.  V druhej etape nezávislý certifikačný orgán v rámci previerky overí plnenie požiadaviek normy ISO 9001 a rozhodne o udelení certifikátu.

Etapy certifikácie systémov manažérstva kvality

Proces certifikácie manažérskych systémov má z pohľadu certifikačného orgánu tieto základné fázy:

  1. Prípravná fáza – úvodný audit (prvá a druhá etapa) alebo recertifikačný audit (v prípade, že už máte certifikovaný manažérsky systém)
  2. Dozorný audit – 1. stupeň
  3. Dozorný audit – 2. stupeň
  4. Udelenie certifikátu

1. Prípravná fáza
Prípravná fáza predstavuje prípravu na audit. Manažér kvality vymenuje vedúceho audítora, audítora a odborného pracovníka. Audítorský tím zodpovedá za kvalitné vykonanie auditu.

Prvá etapa auditu

Prvá etapa auditu je vykonaná s cieľom:

  • auditovať dokumentáciu systému manažérstva klienta,
  • zhodnotiť podmienky a špecifiká lokality klienta a uskutočniť s pracovníkmi klienta diskusiu, aby sa posúdila ich pripravenosť na druhú etapu auditu,
  • preskúmať stav klienta a jeho chápanie požiadaviek normy najmä s ohľadom na určenie kľúčových činností alebo významných aspektov, procesov, cieľov a prevádzky systému manažérstva,
  • zozbierať potrebné informácie týkajúce sa rozsahu systému manažérstva, procesov a lokality (lokalít) klienta, ako aj súvisiacich štatutárnych a právnych aspektov a ich zhody,
  • preskúmať pridelenie zdrojov na druhú etapu auditu a odsúhlasiť s klientom podrobnosti druhej etapy auditu,
  • poskytnúť zameranie plánu druhej etapy auditu na základe získania dostatočného pochopenia systému manažérstva klienta a jeho činností na mieste v súvislosti s možnými významnými aspektmi,
  • posúdiť, či sa plánujú a vykonávajú interné audity a preskúmania manažmentom a či úroveň implementácie systému manažérstva vytvára predpoklady na to, že klient je pripravený na druhú etapu auditu.

Zistenia z prvej etapy auditu sú zdokumentované a  klientovi je zaslaný protokol z auditu, vrátane odporúčaní a identifikácie nedostatkov, nezhôd a priestorov na zlepšenie, ktoré musia byť do druhej etapy odstránené.

Druhá etapa auditu

Cieľom druhej etapy auditu je zhodnotiť zavedenie systému manažérstva klienta vrátane jeho efektívnosti. 

Druhá etapa zahŕňa:

  • informácie a dôkaz o zhode so všetkými požiadavkami aplikovateľnej normy systému manažérstva,
  • monitorovanie, meranie, podanie správy a preskúmanie výkonnosti v porovnaní so zámermi a cieľmi kľúčových činností,
  • systém manažérstva klienta a jeho činnosti z pohľadu zhody s legislatívou,
  • prevádzkové riadenie klientových procesov,
  • interné auditovanie a preskúmanie manažmentom,
  • zodpovednosť manažmentu za politiku klienta,
  • väzby medzi normatívnymi požiadavkami, politikou, zámermi a cieľmi činností, akékoľvek aplikovateľné požiadavky legislatívy, zodpovednosť, kompetentnosť pracovníkov, činnosti, postupy, údaje o výkonnosti, zistenia interných auditov a závery.

Zistenia z druhej etapy auditu sú zdokumentované a  klientovi je zaslaný protokol z auditu, vrátane odporúčaní a identifikácie nedostatkov, nezhôd a priestorov na zlepšenie, ktoré musia byť do dozoru odstránené.

Recertifikácia a recertifikačný audit

Recertifikačný audit sa plánuje a koná s cieľom hodnotenia pokračujúcich plnení všetkých požiadaviek príslušnej normy systému manažérstva. Cieľom recertifikácie je potvrdiť pokračujúcu zhodu a efektívnosť systému manažérstva ako celku, ako aj jeho pokračujúcu dôležitosť a aplikovateľnosť na predmet certifikácie.

Recertifikácia zahŕňa audit na mieste, ktorý obsahuje:

  • celkovú efektívnosť systému manažérstva s ohľadom na interné a externé zmeny a jeho pokračujúcu významnosť a aplikovateľnosť na predmet certifikácie,
  • preukázaný záväzok udržiavať efektívnosť a zlepšovanie systému manažérstva s cieľom podporiť celkovú výkonnosť,
  • zhodnotenie, či činnosť certifikovaného systému manažérstva prispieva k dosahovaniu politiky a cieľov organizácie.

Ak sa počas  recertifikácie zistia nezhody alebo chýba dôkaz o zhode, certifikačný orgán musí určiť termíny nápravy a nápravných činností, ktoré treba zaviesť pred vypršaním certifikácie.

2. a 3. Dozorný audit

Certifikačný orgán musí vykonať u klienta v každom roku platnosti certifikácie dozor (t.j. dva dozorné audity za certifikačné obdobie). Termín prvého dozoru po certifikácii nesmie byť dlhší ako 12 mesiacov od posledného dňa druhej etapy auditu. Dozor je vykonávaný na mieste, ale nemusí nevyhnutne zahŕňať audity celého systému. Je naplánovaný spolu s ďalšími činnosťami dozoru tak, aby si certifikačný orgán mohol udržať dôveru, že certifikovaný systém manažérstva pokračuje v plnení požiadaviek medzi recertifikačnými auditmi.

4. Udelenie certifikátu

V prípade úspešnej certifikácie je klientovi do 14 dní od posledného dňa auditu vydaný certifikát.